Jaunas vadlīnijas nodokļu risku izvērtēšanā, ja darbinieks strādā attālināti no ārvalstīm

Gadījumi, kad darbinieks veic darbu attālināti no citas valsts, ir kļuvuši par ikdienu, taču uzņēmumiem šī elastība var radīt pastāvīgo pārstāvniecību (angl.: permanen establishment jeb “PE”) ar visām no tā izrietošām nodokļu sekām. 

Nesen Ekonomiskās sadarbības un attīstības organizācija (OECD) publicēja jaunas vadlīnijas pastāvīgās pārstāvniecības (PE) riska izvērtēšanai gadījumos, kad darbinieks veic darbu attālināti no ārvalstīm, piemēram, ja darbinieks strādā: 

1. no savām mājām citā valstī;
2. vai no citas “nozīmīgas vietas”, piemēram,
   a. otrā mājokļa,
   b. īslaicīgas īres (Airbnb u. tml.),
   c. radinieku mājām.

Proti, OECD detalizēti skaidro, kad šāda vieta var kļūt par uzņēmuma pastāvīgu darbības vietu, caur kuru tiek veikta uzņēmējdarbība citā valstī.

Attālinātais darbs automātiski nerada pastāvīgo pārstāvniecību

Saskaņā ar OECD izstrādātajām vadlīnijām pats fakts, ka darbinieks strādā no mājām vai citas privātas vietas ārvalstī, pats par sevi automātiski nerada uzņēmumam pastāvīgo pārstāvniecību. Tas vienlīdz attiecas uz: 

1. digitāliem un IT pakalpojumiem;
2. konsultācijām tiešsaistē;
3. zvanu centru darbu;
4. attālinātu klientu apkalpošanu, utt.

Izšķiroša nozīme tiks piešķirta tieši faktiskajiem apstākļiem, tai skaitā:

1. cik daudz darbinieks strādā attālināti no citas valsts;
2. un vai pastāv kāds komerciāls iemesls, lai darbinieks veiktu darbu no ārvalstīm, kur viņam atrodas mājas vai cita nozīmīga vieta. Šāds komerciāls iemesls tiks saskatīts visos gadījumos, kad darbinieka fiziskā klātbūtne ārvalstī veicina uzņēmuma uzņēmējdarbības veikšanu šajā valstī.

50 % darba laika slieksnis

Ar jaunajām OECD vadlīnijām tiek ieviests kvantitatīvais orientieris, kas ļauj vieglāk izvērtēt PE riskus.

Proti, ja darbinieks strādā no mājām vai citas privātas vietas ārvalstī mazāk nekā 50 % no sava kopējā darba laika (jebkurā 12 mēnešu periodā), šī vieta netiks uzskatīta par uzņēmuma darbības vietu ārvalstīs, un līdz ar to pastāvīgā pārstāvniecība neradīsies.

Pēc būtības minētais slieksnis darbojas kā praktiska “drošības zona”:

1. īslaicīgam darbam no ārvalstīm;
2. sezonālai dzīvošanai citā valstī;
3. hibrīddarba režīmiem.

Arī tad, ja darbinieks 50 % vai vairāk sava darba laika strādā no ārvalstīm, vēl nebūt nenozīmē, ka uzņēmumam automātiski rodas pastāvīgā pārstāvniecība ārvalstīs, jo ir jāvērtē arī to, vai:

1. šī vieta ir pietiekami pastāvīga (ne tikai īslaicīga);
2. vai tajā tiek veikta uzņēmējdarbība, nevis tikai palīgfunkcijas;
3. vai pastāv komerciāls iemesls, lai darbs notiktu tieši no šīs valsts.

Tieši komerciālais iemesls ir centrālais kritērijs, ko jāvērtē.

Komerciālais iemesls

OECD norāda, ka par ticamu komerciālu pamatojumu darbinieka klātbūtnei konkrētā valstī var tikt uzskatīta situācija, ja šī klātbūtne:

1. veicina regulāru klātienes vai reāllaika sadarbību ar klientiem, piegādātājiem vai grupas uzņēmumiem;
2. nodrošina piekļuvi vietējiem resursiem vai ekspertīzei;
3. aizvieto telpas, kuras uzņēmumam citādi būtu jānomā šajā valstī;
4. ļauj sniegt pakalpojumus reāllaikā dažādās laika joslās;
5. ir nepieciešama pakalpojumiem, kam vajadzīga fiziska klātbūtne (piemēram, apmācības, remonti).

Citiem vārdiem sakot, ja darbinieka darbība konkrētajā valstī pēc būtības veicina vai nodrošina uzņēmuma saimniecisko darbību, pastāvīgās pārstāvniecības risks būtiski pieaug.

Komerciāls iemesls netiks saskatīts, ja darbs no mājām ir atļauts tikai:

1. darbinieka personisku apsvērumu dēļ (dzīvesvieta, ģimene, dzīvesstils);
2. lai piesaistītu vai noturētu darbinieku;
3. lai samazinātu izmaksas (piemēram, neīrējot biroju).

Apstāklis, ka klienti atrodas šajā valstī nebūs pietiekams, lai automātiski saskatītu komerciāla iemesla pastāvēšanu.

Ko tas nozīmē uzņēmumiem?

Uzņēmumiem, kas praktizē hibrīda darba modeļus vai ļauj darbiniekiem strādāt attālināti no dažādām valstīm, ir būtiski ņemt vērā, ka:

1. OECD ir samazinājusi risku attiecībā uz īslaicīgu, dzīvesstila motivētu darbu no ārvalstīm, ja tas tiek kontrolēts;
2. vienlaikus vadlīnijas skaidri atbalsta pastāvīgās pārstāvniecības (PE) konstatēšanu, ja darbinieki ilgstoši strādā no citas valsts, lai “apkalpotu” šo tirgu, pat ja uzņēmumam tur nav oficiāla biroja.

Lai mazinātu riskus, ieteicams: 

1. pārskatīt attālinātā darba un “digital nomad” politikas;
2. ieviest darba laika un atrašanās vietas uzskaiti;
3. dokumentēt iemeslus, kāpēc darbs notiek konkrētā valstī;
4. izvērtēt arī aģenta pastāvīgās pārstāvniecības risku;
5. neaizmirst par citiem aspektiem: imigrāciju, datu aizsardzību, darba drošību un ārvalstu darba tiesībām.

Īpaša uzmanība jāpievērš gadījumiem, kuros persona ir vienīgais vai galvenais uzņēmējdarbības veicējs (piemēram, neatkarīgs konsultants). Šādās situācijās mājas birojs ievērojami biežāk var tikt kvalificēts kā pastāvīga uzņēmējdarbības veikšanas vieta.